Khi có nhu cầu tạo lập văn bản, người viết phải tiến hành theo các bước sau:
a) Định hướng tạo lập văn bản;
Đây là khâu quan trọng, có ý nghĩa tiên quyết đối với việc tạo lập một văn bản. Để định hướng cho quá trình tạo lập văn bản, cần phải xác định các vấn đề xoay quanh những câu hỏi sau:
- Viết cho ai? Câu hỏi này giúp cho người tạo lập văn bản xác định được đối tượng giao tiếp cần hướng tới.
- Viết để làm gì? Câu hỏi này giúp cho người tạo lập văn bản xác định được mục đích của việc tạo lập văn bản, chủ đề cần hướng tới.
- Viết về cái gì? Câu hỏi này giúp cho người tạo lập văn bản xác định được đề tài, nội dung cụ thể của văn bản.
- Viết như thế nào? Câu hỏi này giúp cho người tạo lập văn bản xác định được cách thức tạo lập, các phương tiện biểu đạt gắn với nội dung cụ thể đã được định hình, hình thức ngôn ngữ để biểu đạt nội dung ấy một cách hiệu quả nhất.
b) Tìm ý và sắp xếp thành dàn ý theo bố cục rõ ràng, hợp lí đáp ứng những yêu cầu định hướng trên.
Từ những nội dung đã xác định được trong bước định hướng, đến đây, người tạo lập văn bản tiến hành thiết lập hệ thống các ý, sắp xếp chúng theo bố cục hợp lí, đảm bảo liên kết nội dung, mạch lạc văn bản.
c) Viết thành văn bản hoàn chỉnh.
Đây là khâu trực tiếp cho ra “sản phẩm”. Người tạo lập văn bản dùng lời văn của mình diễn đạt các ý thành câu, đoạn, phần hoàn chỉnh. Ở bước này, các phương tiện liên kết hình thức được huy động để triển khai chủ đề, thể hiện liên kết nội dung, đảm bảo mạch lạc cho văn bản. Việc viết thành văn cần đạt được tất cả các yêu cầu: đúng chính tả, đúng ngữ pháp, dùng từ chính xác, sát bố cục, có tính liên kết, mạch lạc, kể chuyện hấp dẫn, lời văn trong sáng.
d) Kiểm tra lại văn bản.
Đây là khâu cuối cùng của quá trình tạo lập văn bản. “Sản phẩm” phải được kiểm tra lại, điều chỉnh những nội dung, cách diễn đạt chưa hợp lí, sửa các lỗi về dùng từ, đặt câu, viết đoạn, chuyển ý, …
