Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả. Trong mỗi cơ quan, đơn vị nếu việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi công văn, giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị. Công việc này giúp cho cán bộ và Thủ trưởng cơ quan tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành chính … đều phải lập hồ sơ những công việc mình đã làm. Để đảm bảo cho việc lập hồ sơ hiện hành được chất lượng và hiệu quả cần thực hiện tốt một số yêu cầu sau:- Mỗi hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ. Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, chặt chẽ, hợp lý, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc theo hướng khách quan chứ không phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của cá nhân hay tổ chức.
- Những văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm cùng giá trị pháp lý và phải đủ, đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và hình thành trong quá trình thực tế giải quyết công việc. Những văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều (trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử và thực tiễn, có văn bản có giá trị trong thời gian ngắn, có văn bản hết hiệu lực sau khi công việc đã giải quyết xong). Các loại văn bản khác nhau có giá trị không giống nhau nên yêu cầu trong việc lập hồ sơ hiện hành, nghiên cứu, sử dụng và thời gian bảo quản, lưu trữ cũng khác nhau: những văn bản có giá trị được xem xét, lựa chọn, bảo quản lâu dài, những văn bản hết giá trị được loại bỏ. Do vậy, việc xác định giá trị tài liệu của các văn bản trong hồ sơ phải chặt chẽ, chính xác và đồng đều. Công việc này sẽ làm tăng thêm chất lượng của hồ sơ và phục vụ tốt cho việc nghiên cứu, khai thác và sử dụng sau này.
