Gồm 3 phần:
Phần mở đầu:
Tên cơ quan chủ quản, đơn vị trực thuộc (ghi góc bên trái)
- Quốc hiệu, tiêu ngữ (ghi chính giữa)
- Địa điểm và thời gian tường trình (ghi góc bên phải)
- Tên văn bản (ghi chính giữa và thường dùng chữ đâm hoặc in hoa)
Nội dung thông báo:
-Kính gửi
-Ghi cụ thể, chính xác những điều cần thông báo cho người nhận biết. Ví dụ địa điểm, thời gian, nội dung cần thực hiện…
Thể thức kết thúc
- Nơi nhận (Ghi phía dưới bên trái)
- Kí tên và ghi đủ họ tên, chức vụ của người có trách nhiệm thông báo (ghi phía dưới bên phải).
