1: Thiết lập các định dạng ban đầu cho trang in của văn bản
Các thiết lập định dạng ban đầu cho văn bản bao gồm: Khổ giấy, lề giấy, hướng trang in,…. được MS Word tích hợp vào Layout > Page Setup.
Khi đó, hộp thoại Page Setup xuất hiện với tab mặc định là Margins chứa các thông tin về trang in: lề, hướng giấy, gáy file,…
– Đối với các văn bản hành chính thông thường hiện nay đang áp dụng ở Việt Nam, quy định về lề giấy (đối với khổ giấy A4) như sau:
- + Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
- + Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;
- + Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;
- + Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.
2: Thiết lập các định dạng cho nội dung của văn bản
Sau khi định dạng xong cho trang văn bản, các bạn cần thiết lập thông tin cho nội dung văn bản gồm: Font, Size, dãn dòng, khoảng cách giữa các đoạn,… Để thực hiện, các bạn thao tác như sau:
1. Chọn toàn bộ văn bản bằng phím tắt Ctrl + A
2. Click chuột phải và chọn Paragraph hoặc Layout (Page Layout) > Paragraph > chọn mũi tên phía dưới góc phải để xuất hiện hộp thoại Paragraph
3. Trong hôp thoại Paragraph xuất hiện có các cài đặt như sau:
- Phần 1: Căn lề cho văn bản (căn trái, phải, giữa hoặc đều 2 bên)
- Phần 2: Xác định Level cho văn bản liên quan tới tạo mục lục tự động. Phân này nên để là Body Text.
- Phần 3: Xác định phần thụt vào tính từ lề cho tới vị trí văn bản bắt đầu (kết thúc). Phần này thường áp dụng cho đoạn văn thụt đầu dòng.
- Phần 4: Xác định khoảng cách giữa đoạn văn bản hiện tại với đoạn văn bản phía trên và phía dưới.
- Phần 5: Xác định khoảng cách giữa các dòng trong cùng một đoạn văn.
Các thay đôi sẽ trực tiếp thể hiện trong khung kết quả Preview giúp các bạn dễ dàng theo dõi sự thay đổi.
3: Soạn thảo nội dung văn bản (sử dụng UniKey)
Sau khi thiết lập các định dạng cho văn bản xong, các bạn sẽ bắt đầu thực hiện soạn thảo trên nền định dạng đó. Đối với các văn bản tiếng Việt, các bạn cần lựa chọn bảng mã và kiểu gõ phù hợp. Ví dụ dưới đây minh họa bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex trong phần mềm Unikey để phù hợp với các font Arial, Times New Roman, ….
4: Định dạng cho từng phần trong văn bản
Sau khi soạn thảo xong văn bản, các bạn cần chỉnh sửa chi tiết cho các nội dung trong văn bản. Bởi lẽ, trong văn bản sẽ có những phần có định dạng riêng biệt không giống với các phần khác (các dòng tiêu đề, các bảng biểu, hình ảnh, khung viền, ….).
Do đó, việc xem xét lại tất cả nội dung của văn bản và điều chỉnh định dạng cho các phần riêng biệt là việc làm cần thiết để có một văn bản được trình bày chuyên nghiệp. Ngoài ra, tùy từng văn bản có thể có yêu cầu về header và footer. Các bạn có thể tham khảo bài viết về cách đánh số trang trong Word ở đây để hoàn thiện phần trình bày văn bản của mình.
Nếu bạn muốn xem chi tiết hơn, hãy đến trang: https://topthuthuat.com/cach-soan-thao-van-ban-word/
Nếu có sai sót chỗ nào, mong bạn góp ý cho mình nha, cảm ơn bạn
NHỚ VOTE 5* VÀ CÂU TRẢ LỜI HAY NHẤT CHO MÌNH NHA!
CHÚC BẠN HỌC TỐT!!
