Người nói: Có thể là một người, một tập thể, một tổ chức. Đây chính là nguồn phát, chủ thể truyền thông.
· Nội dung thông tin: Là những điều người nói muốn chuyển đến người nghe.
· Người nghe: Là người nhận thông điệp, là đối tượng của truyền thông, có thể là một người, một nhóm người hay một cộng đồng.
· Phương tiện truyền thông: Là cái mà người nói sử dụng để chuyển nội dung đến người nghe.
· Thông tin phản hồi: Là thông tin nhận được từ phía đối tượng, đây là thành phần klhông thể thiếu được trong một quá trình truyền thông, vì nó giúp ta xác định được mức độ thành công hay thất bại của một hoạt động truyền thông. Thông tin phản hồi rất cần thiết để điều chỉnh quá trình truyền thông vì nếu không nắm bắt được tác động của việc thông tin, đôi khi có thể dẫn tới kết quả ngược lại với sự mong đợi.
3. Các hình thức truyền thông:
Muốn chuyển thông tin từ người nói đến người nghe và ngược lại người ta có thể sử dụng nhiều hình thức truyền thông khác nhau. Có 2 hình thức truyền thông chủ yếu:
a. Truyền thông trực tiếp:
Truyền thông trực tiếp là phương pháp dùng lời nói trực tiếp của người tuyên truyền để đưa nội dung thông tin tới người nghe. Hình thức này có thể giữa một cán bộ truyền thông với một đối tượng hoặc 1 nhóm đối tượng.
Phương pháp này có ưu điểm: Thông tin hai chiều, giúp người nói biết được thông tin phản hồi để từ đó điều chỉnh nội dung thông tin cho phù hợp. Tuy nhiên phương pháp này có hạn chế là so với các hình thức khác thì ở đây nội dung thông tin chỉ được chuyển đến cho số ít người trực tiếp nghe.
b. Truyền thông gián tiếp:
Là phương pháp sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng để cung cấp thông tin cho người nghe: đài, tivi, sách báo, phim ảnh...
Phương pháp này có ưu điểm: nội dung thông tin chuyển đến nhiều người cùng một lúc, nhưng phương pháp này cũng có hạn chế là: chỉ có thông tin một chiều.
4. Những yếu tố tác động đến hiệu quả của truyền thông:
=> Quá trình truyền thông được coi là thành công nếu thông tin mà người nghe nhận được đúng như thông tin của người nói.
a. Đối với người nói:
Phải đảm bảo nội dung thông tin rõ ràng và thiết thực với đối tượng. Trong khi nói cần dùng từ ngữ và minh họa phù hợp với đối tượng. Lắng nghe ý kiến của đối tượng. Tránh nói quá nhiều làm cho người nghe mệt mỏi, thậm chí gây khó chịu cho họ. Thái độ cần chân tình, biết động viên, khuyến khích, tạo không khí trao đổi. Không hứa hẹn với người nghe những điều mà mình không thể làm được.
Truyền thông không chỉ có lời nói mà bao gồm cử chỉ, hành động, người nói có thể sử dụng những hình thức tranh ảnh, sân khấu, ca nhạc.. để minh họa.
Người nói còn phải chú ý để nội dung và phương pháp truyền thông phù hợp với phong tục tập quán của địa phương.
b. Về các phương tiện truyền thông (Kênh truyền thông)
Người cán bộ truyền thông cần hiểu rõ những kênh truyền thông nào mà người nghe hay sử dụng, dể sử dụng, thuận tiện và sẵn có cũng như đã trở thành quen thuộc đối với họ. Phương tiện nào càng tác động mạnh đến các giác quan thì càng có hiệu quả trong việc thay đổi nhận thức, thái độ thực hành và kỹ năng. Như ở thành phố thì ti vi có hiệu quả hơn là radio; ở nông thôn thì đài phát thanh là phương tiện có hiệu quả.
c. Đối với người nghe.
Xem xét đến những đặc điểm riêng của người nghe là một trong những nguyên tắc cơ bản đảm bảo cho tính hiệu quả của truyền thông. Càng hiểu rõ những đặc điểm của thính giả, của các tầng lớp, các đối tượng người nghe khác nhau bao nhiêu càng có khả năng truyền thông có hiệu quả bấy nhiêu. Ví dụ: Thuyết phục nam giới khó hơn phụ nữ vì thực tế cho thấy nam giới có tình quyết đoán hơn phụ nữ; người có trình độ văn hóa càng cao thì họ càng dễ bị thuyết phục bởi lý lẽ có ý nghĩa thực tiễn, còn những người có trình độ văn hóa càng thấp thì dễ bị thuyết phục bởi lý lẽ mang ý nghĩa tình cảm...
B-LẬP KẾ HỌACH CHO MỘT HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG:
1- Các bước trong lập kế hoạch cho một hoạt động truyền thông
Truyền thông là quá trình liên tục vì vậy đòi hỏi người cán bộ truyền thông phải tuân thủ theo một quy trình chặt chẽ, bao gồm những bước sau:
- Khảo sát ban đầu. Thu nhập thông tin.
- Phân tích thông tin. Xác định nhu cầu/vấn đề.
- Xây dựng mục tiêu, nội dung, chọn phương pháp.
- Tiến hành truyền thông, tập huấn.
- Đánh giá
2- Các câu hỏi cơ bản để lập kế hoạch cho một hoạt động truyền thông
Để có kế hoạch tốt cho hoạt động truyền thông của mình, người cán bộ truyền thông trong quá trình chuẩn bị cần trả lời những câu hỏi sau:
* Vấn đề cần phải truyền thông là gì?
* Đối tượng cần phải truyền thông là những ai?
* Mục tiêu đặt ra cho hoạt động truyền thông bao gồm những gì?
* Người sẽ thực hiện kế hoạch truyền thông là những ai?
* Cần tổ chức những hoạt động cụ thể gì để hoàn thành hoạt động truyền thông đó?
* Hoạt động truyền thông đó được tiến hành ở đâu? Khi nào? Trong thời gian bao lâu?
* Sử dụng những phương pháp và phương tiện truyền thông nào?
* Các thông tin cần truyền thông là gì?
* Kinh phí cho hoạt động truyền thông này lấy từ đâu?
* Làm thế nào để biết được hoạt động truyền thông có hiệu quả?
C- HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG:
1- Các hoạt động truyền thông
* Các hoạt động truyền thông rất phong phú, đa dạng và thuộc lĩnh vực sáng tạo của các cán bộ làm công tác truyền thông, song ta có thể sử dụng một số hoạt động chủ yếu sau đây:
* Mở lớp tập huấn, hội thảo, tổ chức hội nghị chuyên đề, thảo luận.
* Truyền thông qua các phương tiện thông tin đại chúng tại TW và địa phương.
* Phát động chiến dịch thông quá phối hợp liên ngành.
* Lồng ghép tổ chức các hoạt động truyền thông tại các đơn vị cơ sở nhân các ngày kỷ niệm và các hoạt động khác.
* Cung cấp các tài liệu truyền thông phù hợp với các nhóm đối tượng,vùng miền. (Về nội dung và tranh minh họa)
2. Kỹ năng truyền thông (Nói trước công chúng )
Có thể nói một hoạt động truyền thông đạt hiệu quả hay không là phụ thuộc hoàn toàn vào kỹ năng trình bày của người cán bộ truyền thông. Tất cả mọi cuộc thuyết trình, trình bày trước công chúng đều được diễn ra theo trình tự nhất định mà người cán bộ truyền thông cần sử dụng các kỹ năng phù hợp với mỗi phần trình bày.
a. Mở đầu:
+ Mở đầu bài nói một cách nhiệt tình (tránh khuôn mặt vô cảm)
+ Nhìn vào tất cả mọi nhgười.
+ Đứng một cách tự tin, làm mọi người thấy thoải mái.
+ Không nhìn vào tài liệu lúc bắt đầu nói.
+ Trang phục thích hợp, tránh những cử chỉ, điệu bộ buồn cười.
b. Trình bày:
+ Nói đủ to, rõ ràng với tốc độ vừa phải (không quá nhanh, không quá chậm để người nghe có thể nghe và hiểu được điều mình nói)
+ Ngẩng cao đầu khi nói.
+ Nhìn vào mọi người khi đang nói.
+ Thể hiện điệu bộ, ngữ điệu phù hợp. (Để nhấn mạnh vấn đề chính).
+ Tránh dùng thuật ngữ khó hiểu.
+ Không thuyết giáo, trịch thượng, khuyến khích người nghe động não suy nghĩ tìm ra các vấn đề và phương pháp giải quyết.
+ Nên hài hước (kể một vài câu chuyện tiếu lâm nhẹ nhàng mà không chạm tự ái đến bất cứ một nhóm hay cá nhân nào)
+ Nét mặt, cử chỉ luôn tự nhiên, vui tươi, tế nhị (tránh nói những vấn đề riêng tư).
+ Chú ý tới các thính giả.
- Qua sát tất cả mọi người (Có thể đưa ra một vài lời bình khi thích hợp)
- Đừng ngắt quãng bài trình bày để trả lời một câu hỏi.
- Tránh giải thích quá dài dòng (Khi phải trả lời những câu hỏi không được nhiều người khác quan tâm)
- Tránh tham luận thái quá về một vấn đề (mềm dẻo giải quyết các ý kiến trái ngược trong thính giả)
c. Kết luận:
+ Đảm bảo thời gian.
+ Hãy để mọi người hiểu bạn sắp xếp phần trình bày một cách nhiệt tình.
+ Nói những câu cuối cùng thật rõ ràng, chậm rãi.
d. Một số điểm lưu ý đối với người trình bày:
- Khi chuẩn bị trình bày:
+ Nắm vững tài liệu
+ Có thể tập trình bày trước
+ Chuẩn bị đầy đủ phương tiện cần thiết
+ Đến trước giờ quy định để làm quen môi trường
+ Trấn tĩnh, thở sâu vài phút trước lúc bắt đầu nói
- Khi bắt đầu trình bày:
+ Quan sát môi trường và đối tượng
+ Nhìn một vài người và hỏi vài câu để làm quen
- Trong lúc trình bày:
+ Trình bày theo đề cương đã chuẩn bị
+ Các động tác không tỏ ra vội vàng, rụt rè, lúng túng
+ Nói chậm lại hoặc dừng vài giây nếu hồi hộp
+ Khi quên ý, bình tĩnh lướt nhìn đề cương
+ Chủ động đề nghị người nghe đặt câu hỏi
+ Lắng nghe, sắp xếp các câu hỏi rồi trả lời từng câu hoặc ghi nhận nếu chưa trả lời được.
Truyền thông là một kỹ năng quan trọng, cần thiết nhất cho những người làm công tác vận động quần chúng. Đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, chủ trương công tác của Hội có đến được với quần chúng một cách kịp thời, quần chúng có hiểu đúng, hiểu chính xác những nội dung của đường lối chính sách để thực hiện tốt hay không hoàn toàn phụ thuộc vào kỹ năng của người truyền thông.
