Đoạn văn chỉnh thể là đoạn văn có độ hoàn chỉnh cao nhất về cả ba mặt: hình thức, nội dung và cấu trúc. Đó là đơn vị cơ sở của văn bản, là dạng đoạn văn nghị luận điển hình. Nó đáp ứng được những yêu cầu của sự lựa chọn đơn vị để luyện tập viết (Trong rèn luyện viết, chủ yếu chúng ta tập dượt viết dạng đoạn văn này rồi trên cơ sở đó có thể biến hóa viết những biến thể khác như đoạn văn hợp thể, đoạn văn chuyển tiếp, đoạn văn ghép, đoạn văn dưới bậc vv...).
Nếu phân tích một cách chi tiết, quy trình viết một đoạn văn sẽ gồm những bước (những thao tác chính) như sau:
1. Xác định vị trí của đoạn văn trong bài văn
Đoạn văn là một bộ phận nằm trong thành phần kết cấu của bài văn. Trước khi viết một đoạn văn X, cần phải xác định rõ đoạn X nằm ở vị trí nào trong bài. Cần ý thức rõ đoạn văn X (sắp xếp) nhằm triển khai bộ phận nội dung nào của bài làm... Đây là khâu định hướng rất quan trọng để viết tốt đoạn văn.
2. Hình thành tiểu chủ đề
Sau khi chủ động nắm chắc vị trí của đoạn văn, chẳng hạn, nằm ở một chỗ nhất định trong phần thân bài, ta phải xác định rõ chủ đề nhỏ của đoạn văn là gì? Chủ đề này có phù hợp chủ đề chung (của cả bài) và có phục vụ chủ đề chung không? Tiêu chủ đề của đoạn văn có mối liên hệ với tiểu chủ đề của đoạn văn đứng trước và đoạn văn đứng sau như thế nào? Ví dụ, trong bài viết Con người Việt Nam trong thơ Tố Hữu (Chế Lan Viên) tiểu chủ đề của một đoạn văn trong phần thân bài là “Phẩm chất trí tuệ của người Việt Nam”. Tiểu chủ đề này hướng vào phục vụ chủ đề chung, đồng thời, có mối liên hệ với nội dung của các đoạn văn đứng trước và đứng sau nói về “Phẩm chất anh hùng, (mà giản dị) của người Việt Nam” và với nội dung của các đoạn đứng sau nói về “Tinh thần tự lực, ý thức về vai trò lịch sử của người Việt Nam”.
3. Lựa chọn cấu trúc của đoạn văn
Có tiểu chủ đề trong đầu, cần lựa chọn cấu trúc của đoạn tức là chọn mô hình (trình tự) lập luận thích hợp để thể hiện tiểu chủ đề: đoạn văn phát triển theo mô hình tổng phân - hợp, diễn dịch, hay quy nạp? Cấu trúc của đoạn văn sẽ quy định hướng triển khai nội dung và vị trí của câu chủ đề cũng như những câu triển khai. Nếu đoạn văn có sơ đồ cấu trúc tổng - phân - hợp hoặc diễn dịch thì câu chủ đề sẽ có vị trí ở đầu đoạn, nếu là cấu trúc quy nạp, câu chủ đề sẽ nằm ở cuối đoạn.
4. Viết câu chủ đề ở trên
Ở trên đã nói, trong chuỗi cầu phát ngôn hợp thành đoạn văn thường có một câu thể hiện sự quy tụ và khái quát hóa toàn bộ nội dung của đoạn văn, đó là câu chủ đề. Câu chủ đề thường chứa một lượng thông tin mới, được diễn đạt bằng những từ và cụm từ chưa xuất hiện trong các phát ngôn nằm ở các đoạn trước. Lượng thông tin đó là nét nghĩa chung, tinh thần chung sẽ nằm tiềm ẩn trong tất cả các phát ngôn trong đoạn. Như vậy, câu chủ đề mang gánh nặng ngữ nghĩa lớn nhất, là nhân tố tổ chức ý nghĩa, hoặc trực tiếp hoặc gián tiếp, nó chi phối nội dung ý nghĩa của tất cả các phát ngôn khác trong nội bộ đoạn văn, đồng thời là đầu mối liên kết tất cả các câu xoay quanh cái trục chủ đề.
Câu chủ đề thường là câu tự nghĩa, về mặt nội dung nó có tính chất tương đối tự lập hơn cả. Nếu đứng ở đầu đoạn và làm nhiệm vụ mở đoạn, nó không bị ràng buộc bởi những câu khác trong đoạn. Trái lại, chính nội dung, hình thức kết cấu và vị trí của nó báo hiệu và quy định sự xuất hiện cũng như nội dung của các câu kể tiếp trong đoạn, tức quy định hướng phát triển của nội dung đoạn văn.
Về mặt ngữ pháp, câu chủ đề thường có đầy đủ thành phần nòng cốt (trừ trường hợp câu chủ đề đoạn văn dưới bậc bị khuyết thành phần). Đặc điểm này giúp cho câu chủ đề biểu đạt được rõ ràng, nổi bật được nội dung chính của toàn đoạn. Khuôn khổ của câu chủ đề thường ngắn gọn hoặc có độ dài trung bình để cho điều phán đoán, đánh giá khái quát được rõ và chắc. Khi đoạn văn sắp viết nằm ở vị trí giữa những đoạn văn khác và câu chủ đề làm nhiệm vụ mở đoạn thì người viết liên kết hướng ngoại để móc nối với đoạn văn trước đó hoặc sau đó.
Ví dụ:
(1) Cho nên chủ nghĩa nhân đạo là yếu tố đẹp đẽ nhất trong tập thơ của Nguyễn Du.
(2) Trong Truyện Kiều, tính chiến đấu chưa phải là tích cực và đúng với lập trường...
(Đặng Thai Mai, Tinh thần nhân đạo trong "Truyện Kiều")
Câu (1) trong đoạn văn trên là câu chủ đề, đồng thời là câu mở đoạn, nó móc nối với đoạn văn trên nhờ sử dụng phép nối Cho nên.
Câu chủ đề có thể được diễn đạt dưới hình thức một câu hỏi để “đặt vấn đề” thường đứng ở đầu đoạn (có khi người viết qua hàng, tách câu này ra để nhấn mạnh).
Ví dụ:
(1) Vì sao của chúng ta còn lạc hậu so với hiện thực của xã hội?
(2) Có nguyên nhân khách quan và cũng có nguyên nhân chủ quan...
(Trường Chinh. Về văn hóa và văn nghệ, tập 2)
Khi phía trước câu chủ đề đã có 1 - 2 câu làm nhiệm vụ chuyển tiếp, móc nối với đoạn văn trên và mở ra đoạn sắp viết thì câu chủ đề không chứa những yếu tố ngôn ngữ làm nhiệm vụ liên kết hướng ngoại.
Trường hợp đoạn văn có cấu trúc quy nạp, câu chủ đề nằm ở cuối đoạn, vai trò và chức năng của nó vẫn không thay đổi. Lúc này nội dung của câu chủ đề là sự khái quát hóa nội dung thông tin của toàn bộ phát ngôn trong đoạn, là phán đoán mang tính chất kết luận. Về mặt hình thức, nó có thể chứa đựng phương tiện ngôn ngữ biểu hiện sự khái quát hóa để gắn nối với những phát ngôn đi trước (ví dụ: Nói tóm lại, Nhìn chung, Rút lại là...). Tuy nhiên, không nhất thiết phải sử dụng những phương tiện liên kết hình thức này vì bản thân vị trí cuối đoạn của câu chủ đề vốn đã có tác dụng liên kết về mặt lôgic - chuỗi phát ngôn đi trước: nó kết thúc một trình tự lập luận quy nạp.
Hiếm thấy trường hợp đoạn văn chỉnh thể có câu chủ đề nằm ở giữa đoạn (cấu trúc quy nạp - diễn dịch) và trường hợp đoạn văn khôn, có câu chủ đề (câu chủ đề hàm ẩn, nội dung của tất cả các cầu toát ra chủ đề của đoạn). Trường hợp đoạn văn có cấu trúc song hành đơn thuần (1 tema duy nhất) các phát âm có chức năng nghĩa ngang và không có câu chủ đề.
Trong giai đoạn có phải rèn luyện ngòi bút, tốt hơn hết là không nên viết những đoạn văn có câu chủ đề ở giữa đoạn hoặc đoạn văn không có câu chủ đề (trừ trường hợp đoạn văn song hành đơn thuần). Viết những đoạn văn có câu chủ đề rõ ràng để đảm bảo sự duy trì và phát triển chủ đề một cách chắc chắn, sáng rõ và mạch lạc.
5. Viết những câu triển khai
Sau khi viết câu chủ đề, dựa vào mô hình cấu trúc của đoạn người viết tiếp tục viết chuỗi cầu triển khai nhằm cụ thể hóa phát triển liên tục tiểu chủ đề của đoạn. Vì câu triển khai là những câu có nội dung chứng minh, minh họa, giải thích, nêu nguyên nhân vv... của nội dung phán đoán chứa đựng trong câu chủ đề nên về khuôn khổ, câu triển khai thường dài, cấu trúc câu đồ sộ, nhiều tầng bậc, nhiều thành phần chêm xen, phụ chú với những từ hô - ứng và phụ thuộc (gồm câu đơn, câu ghép và ngữ phức tạp hóa). Cũng có thể xen kẽ những câu hợp nghĩa (câu có chứa đại từ, câu tỉnh lược...).
Để gắn các câu triển khai với câu chủ đề, tùy theo yêu cầu nội dung cụ thể, ta có thể chọn kiểu liên kết móc xích hay song hành hoặc phối hợp cả lại kiểu thành một dạng liên hợp.
6. Viết câu kết luận
Đối với những đoạn văn có cấu trúc tổng - phân - hợp và đoạn văn có cấu trúc quy nạp, cuối đoạn văn cần viết câu kết luận. Câu kết luận cũng là một câu khái quát, nội dung thâu tóm cô đúc tinh thần chung của việc giải quyết chủ đề nhỏ nêu ra trong đoạn văn hoặc mở ra một vấn đề mới. Sau câu kết luận, có thể viết câu chuyển tiếp để dẫn xuống đoạn văn dưới.
Qua sự trình bày sơ lược quy trình viết một đoạn văn chỉnh thể, có thể rút ra một điều là: trình tự các thao tác viết đoạn văn tùy thuộc vào việc lựa chọn cấu trúc của đoạn văn. Cấu trúc của đoạn quy định vị trí của câu chủ đề và các câu triển khai, minh họa, đồng thời quy định đoạn văn có phần kết và câu kết luận hay không. Dựa theo quy trình này có thể biến hóa khi viết các kiểu loại đoạn văn khác nhau.